O que fazer quando as ferramentas de integração são muito caras ou não estão disponíveis

Desafio

Quando a integração de dados parecer impossível usando ferramentas ou soluções de terceiros, não desista. Você pode fazer com que seus sistemas se comuniquem e compartilhem dados. Essa é a história de como desenvolvemos uma integração personalizada de dados com recursos completos de automação que produziram resultados imediatos.

Nenhuma organização tem apenas uma plataforma que pode fazer tudo o que a empresa precisa. Então você acaba com uma coleção de sistemas especializados. As principais plataformas de software oferecem muitas funcionalidades e personalização, mas quando o software não se integra bem com suas várias outras plataformas, o que você faz?

Uma opção é procurar uma ferramenta de integração. Mas os clientes geralmente acham que o custo dessas ferramentas é muito alto para ser justificado.

Outra opção é usar um prestador de serviços terceirizado para realizar as integrações.

Tecnicamente, as interfaces de programação de aplicativos (APIs) existem para ajudar você a fazer com que as plataformas se comuniquem com seu software para que você possa mover dados para frente e para trás. Mas as APIs das principais plataformas podem ser difíceis. Embora eles possam fazer praticamente tudo, geralmente são altamente complexos, porque as plataformas em si são extremamente complexas.

Como resultado, você precisa realmente se aprofundar para entender o que a API está fazendo e como realizar a integração. Em seguida, você deve entrar e escrever um software personalizado para automatizar os processos. Basicamente, você está criando um serviço web que não é vendido por ninguém. Fazer tudo isso é um desafio para a maioria das organizações.

Na Marlabs, resolvemos um problema de integração de dados nos departamentos de contabilidade e RH de uma de nossas empresas adquiridas.

O contrato de serviço em seu software de RH e folha de pagamento estava prestes a expirar, então foi a oportunidade perfeita para substituí-lo e corrigir alguns problemas contínuos causados por sistemas diferentes.

Em relação a este último, o desafio era que o sistema de RH/folha de pagamento, o sistema de cronometragem e o NetSuite (para contabilidade, onde mantemos o livro geral) não podiam se comunicar ou compartilhar dados uns com os outros.

Por causa disso, a equipe precisou pegar dados de RH/folha de pagamento e cronometragem e inseri-los manualmente em todos os três sistemas usando o Excel. Se um funcionário inserisse uma alteração em um sistema, um funcionário de RH teria que fazer a alteração no sistema de RH/folha de pagamento, no sistema ERP e, possivelmente, em mais duas plataformas. Até mesmo a entrada e a retirada das informações de pagamento no sistema eram feitas manualmente.

Nada foi automatizado e, como os sistemas não conseguiam se comunicar, o processo:

• Consumiu muitas horas de trabalho manual.
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• Criou uma duplicação de esforços.
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• Introduziu erro humano e retrabalho.
  
  
• Auditorias necessárias para garantir que os dados nos diferentes sistemas fossem os mesmos.
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• Exigia que os funcionários trabalhassem horas extras intensas nos períodos de pico.

Outro grande problema foi que a falta de integração de RH fez com que custo do trabalho muito desafiador. Somente os dados do quadro de horários residiam em três sistemas diferentes: um sistema de PSA/tempo e mão de obra, o CRM/ERP (NetSuite), que tinha os dados do projeto e do cliente, e um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) para folha de pagamento.

Para calcular o custo de um projeto ou sua lucratividade, as equipes precisavam extrair dados de cada sistema por projeto, linha de serviço, departamento e outros critérios. Era hora de aplicar nossas próprias habilidades de integração de dados em nossos sistemas internos.

Neste estudo de caso, você descobrirá o que fizemos para resolver o problema e verá que também podemos ajudá-lo a sincronizar seus diferentes sistemas com uma solução personalizada e mais acessível para sua organização. Embora este trabalho mostre nossos experiência de integração com a API da NetSuite e Paylocity, temos muita experiência na integração de dados em diferentes plataformas em todos os setores.

Solução

Vamos revisar nossas metas para este projeto. Precisávamos:

1. Compre uma nova solução de software HRIS que possa se integrar aos nossos outros sistemas e ao NetSuite.
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2. Corrija os problemas gerais de integração entre os sistemas existentes. Isso removeria processos manuais e atividades intensivas em mão-de-obra.

Escolhendo um sistema de processamento de folha de pagamento

O Ultipro era o portal de processamento de folha de pagamento existente que nossos funcionários usavam para se inscrever em benefícios e seguros e para visualizar cartões de ponto e contracheques. (A hora foi inserida em um sistema diferente.) Esse é o sistema que precisávamos substituir.

Nós começamos pesquisando e verificando sistemas HRIS que poderíamos usar em vez disso. Avaliamos os produtos com base em critérios como custos, APIs do software, se os dados se integram perfeitamente entre todos os sistemas, se a plataforma suportaria automação, como a API do NetSuite funcionaria com o sistema e se a funcionalidade de custo de trabalho era suportada. Descobrimos rapidamente que não há muitas empresas que oferecem soluções de custo de trabalho para organizações de serviços profissionais, então isso restringiu nossas escolhas.

Todos os sinais apontavam para Paylocity como o sistema mais econômico que tinha a funcionalidade e a flexibilidade de que precisávamos e, como um bônus adicional, era mais barato do que nosso sistema existente.

Nossa avaliação continuou incluindo chamadas de descoberta e pesquisas com os recursos técnicos da NetSuite e da Paylocity.

Com o Paylocity, poderíamos importar as horas trabalhadas para o lote da folha de pagamento, criar automaticamente recibos de pagamento e, em seguida, distribuir todos os custos, salários regulares, impostos, benefícios, etc., por empregos/projetos para criar custos de trabalho que se integram aos livros gerais da NetSuite. Então, a decisão foi tomada.

Como abordaríamos a integração de dados?

Enquanto ainda estávamos escolhendo um sistema HRIS, nossa equipe estava trabalhando simultaneamente em como lidar com a integração de dados. Nossa abordagem foi analisar diferentes soluções (software de integração de terceiros, consultoria especializada e desenvolvimento personalizado interno) para ver qual seria a mais econômica.

Conforme pesquisamos integração de terceiros software, descobrimos que os custos das ferramentas de integração eram exorbitantes. Esse não era o caminho para nós.

Nós olhamos consultoria especializada usando um contratante terceirizado e comparou isso com o nosso capacidades internas de desenvolvimento personalizado e capacidade de fazer esse trabalho.

Ficou claro que a opção mais sensata era desenvolver essa solução internamente usando sistemas já existentes para reduzir os custos gerais, incluindo o custo de manutenção desse sistema.

Nós exploramos como integrar dados perfeitamente entre todos os nossos sistemas para oferecer à empresa custos de trabalho e flexibilidade nos relatórios, sem precisar atualizar vários sistemas ou manipular vários arquivos. O NetSuite não tem integrações nativas, mas esse também é o caso em algumas outras plataformas comparáveis.

Integração em ação

Compramos a Paylocity e iniciamos a implementação ao iniciar o trabalho de integração. A integração entre o NetSuite e nosso sistema de cronometragem, o OpenAir (ambos produtos da Oracle), foi perfeita e personalizável o suficiente para não exigir nenhuma integração direta entre o Paylocity e o OpenAir.

A maior parte do nosso trabalho se concentrou no integração entre NetSuite e Paylocity. Verificamos como poderíamos enviar informações para a Paylocity usando sua API e como poderíamos automatizar a transferência de dados. Em seguida, fizemos a mesma coisa no lado do NetSuite, descobrindo que o Paylocity tinha um sistema de notificação muito útil que, quando algo acontece, aciona uma notificação que você pode usar para enviar informações ao NetSuite.

Identificamos os dados que precisávamos enviar e receber. Em seguida, conduzimos um prova de conceito (POC) para ver como a integração foi executada quando as informações foram enviadas para qualquer um dos sistemas.

Investigamos como poderíamos automatizar esse processo de transferência de dados usando os webhooks da Paylocity, o que facilitou o processamento de eventos para mudanças de funcionários. Em vez de acessar todos os sistemas, tudo o que você precisava fazer era fazer uma alteração e todos os sistemas eram atualizados. Era isso que nossas equipes de RH e contabilidade estavam esperando.

Uma vez que conseguimos fazer o POC de forma programática (ou seja, escrevemos código para automatizá-lo), tudo o que precisávamos fazer era mapeie o fluxo de trabalho da empresa. Escolhemos o Microsoft Azure para fazer isso por causa de sua tecnologia sem servidor, que torna a vida muito mais fácil, pois não há servidores para manter.

O Azure também oferece a flexibilidade de não corra 24-7. É um sistema just-in-time, então nem sempre está ativado. Embora haja um custo maior por instância, calculamos que, para nossas necessidades, pagar apenas pelos momentos em que os dados estão sendo trocados seria mais barato. Em seguida, usamos as funções do Azure para criar soluções personalizadas para facilitar toda a integração, notificação e registro.

Segurança é fundamental

Nós construímos segurança com o Azure Identity usando funções RBAC (controle de acesso baseado em funções) e Azure Key Vault para armazenamento secreto, ambas soluções personalizadas. Criamos a segurança baseada em IP para que os serviços da web aceitem apenas solicitações de uma variedade de endereços IP. Em seguida, usamos um Key Vault para que, para as credenciais, todas as informações fossem criptografadas e armazenadas separadamente.

Definimos a segurança baseada em funções do ponto de vista do aplicativo. Por isso, colocamos a identidade no aplicativo, o que significa que o aplicativo só pode se comunicar com o Key Vault e com o administrador, facilitando a configuração.

O projeto foi concluído rapidamente e nossas equipes internas ficaram e continuam muito satisfeitas. Consulte a seção de resultados para obter detalhes.

Resultados

A combinação de integrar sistemas diferentes, automatizar processos e adotar o Paylocity foi um divisor de águas para as equipes de RH e contabilidade da Onebridge.

• Nós imediatamente vimos economia de até $695 mensais ao não usar produtos de integração de terceiros como bandeja.io para integrar o Paylocity com o NetSuite.
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• Além disso, temos reduziu o tempo é necessário processar a folha de pagamento e a contabilidade geral do produto por 25 horas a cada duas semanas.

No geral, os resultados que rastreamos incluíram:

• Processos automatizados
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• Integridade de dados aprimorada e redução de erros
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• Tempo reduzido para processar a folha de pagamento
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• Rentabilidade precisa do projeto
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• Capacidade de visualizar as contribuições de margem das pessoas
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• Segurança aprimorada

“O impacto de ter seus sistemas integrados, compartilhar os mesmos dados e automatizar seus processos é imensurável. A diferença de passar de sistemas isolados com processos manuais para esse tipo de eficiência e precisão é como noite e dia.

Nós tivemos economia substancial de tempo e custo, redução de erros e aumento drástico da produtividade. E tudo se encaixou tão rapidamente.”

‍ -- Candace Bridges, controladora Onebridge

Um mergulho mais profundo nos resultados

Ao implementar a automação, o o tempo necessário para concluir os processos foi reduzido de alguns dias para alguns cliques ou até mesmo nenhum clique quando a automação é acionada por um evento agendado.

Quando se trata de fazer alterações nos dados dos funcionários (novas contratações, rescisões, mudanças de endereço), o funcionário ou uma pessoa de RH pode fazer isso em um só lugar e os registros são atualizados imediatamente em todos os outros sistemas, se a alteração foi feita no Paylocity ou em outra plataforma. Você precisaria auditar previamente todos os outros sistemas quanto à integridade dos dados para garantir que a única alteração fosse feita em todos os locais, e agora essas auditorias são desnecessárias.

Obter informações sobre a folha de pagamento também é muito mais fácil, e você o retira do sistema em um formato perfeito, em vez de precisar manipular os dados. Mesmo com todos os custos do trabalho, anteriormente pegávamos os dados da folha de pagamento e alguém precisaria manipulá-los manualmente. Agora, basta pegar os arquivos diretamente da folha de pagamento da Paylocity e enviá-los para o software de contabilidade NetSuite ou podemos automatizá-los, se quisermos.

Além disso, com tudo na nuvem, o sistema é mais seguro porque você eliminou a exposição criada quando um sistema em nuvem se comunica com uma plataforma interna. A segurança é controlada pelo aplicativo, não pelas pessoas, o que o torna mais seguro e reduz o erro humano.