Alguns chamam isso de o uso mais poderoso da inteligência artificial atualmente. Não existia nem 10 anos atrás, mas os líderes de mercado agora usam o gerenciamento do conhecimento (KM) baseado em IA para obter uma vantagem estratégica e ajudar os funcionários a trabalhar de forma mais inteligente, rápida e eficaz.

Imagine que todos em sua organização tenham acesso a tudo o que sua empresa conhece: procedimentos, arquivos, vídeos, experiências, instintos e lições retrospectivas escondidas na mente das pessoas. No seu computador, você pode encontrar instantaneamente o que precisa, não importa quantos anos tenha ou onde esteja armazenado. Você pode ver resumos, sugestões e previsões criados em tempo real, específicos para o seu contexto.

O KM orientado por IA é a maneira moderna de capturar, organizar, analisar e fornecer inteligência coletiva em grande escala. Nunca antes foi possível que um repositório completo de informações ganhasse vida dessa forma.

A IA foi criada para ingerir grandes quantidades de dados complexos, organizá-los e revelar informações e previsões valiosas. Não é de se admirar que o gerenciamento moderno do conhecimento seja uma vantagem competitiva essencial para a sobrevivência das organizações.

Ao integrar a IA, o KM ajuda as pessoas a tomarem decisões melhores com mais rapidez, sem substituí-las. Em um mundo repleto de dados, essa inovação está silenciosamente transformando a forma como as organizações aprendem, decidem e aumentam o valor.

Por que a gestão do conhecimento é mais importante do que nunca

Em 1995, a gestão do conhecimento significava capturar e documentar o conhecimento explícito e estruturado: procedimentos, manuais, responsabilidades de trabalho e melhores práticas. As empresas preencheram bancos de dados com informações “como fazer”.

O que KM não conseguiu capturar foi conhecimento tácito, o lado humano que impulsiona as decisões: intuição a partir da experiência, lições aprendidas, instintos sobre o que não fazer, relacionamentos que fazem o trabalho fluir mais rápido e como conectar pontos que outras pessoas não conseguem ver.

Considere Amy, do RH, que sabe como lidar com questões complexas de pessoal e quais canais informais fazem as coisas acontecerem. Pense em Dave, do departamento de vendas, que aprendeu ao longo de décadas quais abordagens funcionam para cada produto ou cliente e quais devem ser evitadas.

Esses instintos não têm preço, mas vivem principalmente na cabeça das pessoas. Eles nunca o transformam em um manual. Quando alguém sai, seu conhecimento institucional sai pela porta.

Estudos mostram que até 90% do conhecimento crítico do trabalho é tácito (Lee, J., “Gestão do conhecimento: a revolução intelectual” Soluções IIE, Outubro de 2000), e a maior parte disso permaneceu sem documentos.

Os primeiros sistemas de KM não conseguiam capturar conhecimento tácito, e o conhecimento que eles capturavam se tornava obsoleto rapidamente, não era confiável e falhava em agregar valor.

Torrentes de dados se alastram

Então veio a era digital e as comportas de dados se abriram.

Na década de 1950, o conhecimento médico dobrou a cada 50 anos. Hoje, dobra cada 73 dias, (Jornal Médico Britânico). Os médicos não conseguem acompanhar o ritmo, nem outros profissionais.

• Os mecânicos de automóveis devem solucionar problemas de veículos complicados que são basicamente computadores rolantes.
• Os varejistas devem personalizar cada interação com o cliente ou perderão negócios.
• Os advogados vasculham montanhas de documentos para encontrar um único precedente vital.
• Engenheiros, banqueiros, seguradoras, analistas de segurança cibernética e equipes de inteligência enfrentam o mesmo desafio: absorver novas informações mais rapidamente, combiná-las com o que já sabem e agir com confiança.

A sobrecarga de informações esgotou a produtividade. Encontrar os dados certos leva muito tempo. Informações valiosas permanecem enterradas em sistemas isolados, ocultas em e-mails ou presas na mente das pessoas, levando à perda de tempo, decisões erradas e oportunidades perdidas.

As organizações enfrentam uma questão crucial: como você torna todo o conhecimento relevante — documentos, processos, instintos, experiência retrospectiva e até mesmo com quem falar — facilmente acessível e compartilhável em uma organização?

É aí que a IA entra em cena.

Como a IA preenche a lacuna de conhecimento

Quando a inteligência artificial foi integrada, tudo mudou.

A IA agora reúne, organiza, analisa e conecta grandes quantidades de dados estruturados e não estruturados: arquivos, bate-papos, e-mails, transcrições de vídeo e canais de comunicação. A IA extrai significado, resume pontos-chave e apresenta insights e recomendações instantaneamente.

Ao descobrir e organizar o conhecimento em sua organização, a IA transforma informações ocultas em inteligência acionável e isso é como ela produz valor.

Imagine um sistema de IA que reconheça a experiência de RH de Amy por meio de seus e-mails, bate-papos e notas de reuniões e, em seguida, transforme sua sabedoria em conhecimento que outras pessoas podem acessar. Ou um sistema que aprende com as décadas de interações de vendas bem-sucedidas de Dave e oferece orientação a novos representantes em situações semelhantes.

É assim que a IA captura e escala a inteligência humana. Essa aplicação da IA não substitui as pessoas — ela as ajuda a ter um melhor desempenho.

Como funciona o gerenciamento de conhecimento baseado em IA?

O gerenciamento de conhecimento baseado em IA identifica, ingere, organiza e fornece conhecimento coletivo, esteja ele documentado ou não. Ele analisa o conteúdo em seus sistemas, verifica a precisão, resume e atualiza o conteúdo e o compartilha em tempo real.

Os funcionários interagem com os sistemas de KM como fariam com um chatbot ou assistente digital: faça perguntas e a IA fornecerá respostas confiáveis e específicas do contexto, apoiadas por toda a gama de conhecimentos organizacionais.

Os sistemas KM modernos com inteligência artificial se destacam em cinco coisas:

1. Encontre informações relevantes instantaneamente em milhões de arquivos e pontos de dados.
2. Resumindo documentos longos em insights utilizáveis.
3. Gerar novos conteúdos ou recomendações personalizadas de acordo com a intenção do usuário.
4. Atualização automática de conteúdo desatualizado e sinalização de alterações.
5. Preservar o conhecimento institucional para que ele não desapareça quando alguém sai.

A introdução da IA transforma o KM de um arquivo estático em uma rede dinâmica e viva de inteligência que melhora a cada interação e se torna mais valiosa com o tempo. Em vez de vasculhar pilhas de documentos, os funcionários podem acessar a inteligência certa em segundos.

A IA por trás do gerenciamento do conhecimento

Várias tecnologias de IA trabalham juntas para potencializar o gerenciamento do conhecimento:

• Aprendizado de máquina: Detecta padrões, faz previsões, melhora a relevância da pesquisa e aprende com o comportamento do usuário.
• Processamento de linguagem natural: Compreende a linguagem humana, o contexto e a intenção de gerar respostas conversacionais precisas.
• IA generativa e geração automatizada de conteúdo: Escreve resumos, previsões e insights, gerando conteúdo personalizado para cada consulta específica.
• Chatbots e assistentes virtuais: Forneça interfaces de conversação que tornem o conhecimento acessível a qualquer pessoa, a qualquer momento.

Por que a especialização é importante

Quanto mais especializada for uma IA, mais valiosa ela se torna. Os modelos de IA de uso geral oferecem respostas menos precisas do que os modelos de AI-KM específicos do domínio.

É por isso que os sistemas de KM proprietários e ajustados pelo setor estão prosperando. Eles são treinados na terminologia, nos fluxos de trabalho e nos dados de uma especialidade, seja na área de saúde, finanças, manufatura ou governo.

Os sistemas de KM especializados oferecem:

• Conhecimento de alta qualidade e curadoria alinhado com o idioma e as prioridades da organização
• Maior precisão e confiabilidade por meio de fontes de dados e grades de proteção verificadas
• Informações confiáveis que atendem aos padrões regulatórios e da empresa

Os funcionários começam a tratar esses sistemas de IA como colegas de confiança, consultando-os diariamente para orientação e colaboração. Como resultado, os funcionários aprendem mais rápido, tomam decisões mais inteligentes e informadas e elevam o valor da organização.

Impacto no mundo real: transforme o conhecimento em uma vantagem

O KM impulsionado por IA já está transformando indústrias:

• Cuidados de saúde: Ferramentas como o OpenEvidence ajudam os médicos a acessar todo o repositório de pesquisas médicas, incluindo conteúdo pago, e resumem as orientações baseadas em evidências em minutos, em vez de horas.
• Jurídico: Os escritórios de advocacia usam a IA para analisar milhares de arquivos de casos, identificar precedentes e descobrir argumentos cruciais, transformando a recuperação de conhecimento em uma vantagem estratégica.
• Fabricação: Engenheiros e gerentes de fábrica usam a IA para compartilhar insights de dados de produção, registros de manutenção e experiência de campo para reduzir o tempo de inatividade e impulsionar a inovação.
• Governo e segurança: Agências como o Departamento de Segurança Interna dos EUA unificam conjuntos de dados massivos e fragmentados, acelerando as decisões e fortalecendo a coordenação entre as equipes que lidam com equipes de missão crítica.

O KM movido por IA não substitui as pessoas. É amplifica seu julgamento e produtividade, liberando os trabalhadores da busca por informações para que possam se concentrar no pensamento e na execução de alto nível.

O valor e os benefícios da IA em KM

A IA na gestão do conhecimento é um investimento tanto na IA quanto nas pessoas. Isso ajuda as pessoas a trabalharem de forma mais inteligente, colaborarem com mais eficiência e tomarem melhores decisões.

Com o KM movido por IA, as organizações se tornam mais fortes, mais adaptáveis e mais competitivas.

• A produtividade aumenta, pois os funcionários passam menos tempo pesquisando e mais tempo resolvendo problemas.
• A colaboração melhora à medida que os insights são compartilhados facilmente entre os departamentos.
• O conhecimento é retido quando a experiência é continuamente capturada e armazenada.
• A tomada de decisões acelera quando os funcionários podem agir com base em informações precisas e em tempo real.

Em resumo, O KM alimentado por IA aprimora o julgamento humano, libera conhecimentos ocultos e transforma a forma como as organizações aprendem e competem.

Como começar

Existem dois caminhos poderosos para o KM orientado por IA:

• Compre uma solução proprietária criada para o seu setor. Plataformas como OpenEvidence (saúde) e Coveo (varejo) oferecem plataformas específicas de domínio com experiência pré-treinada e integrada, implantação rápida e escalabilidade comprovada.
• Crie seu próprio sistema proprietário adaptado aos seus dados e necessidades. Para a maioria das empresas, mais valor está em seu próprio conhecimento e no que os funcionários aprenderam por meio da experiência, resolução de problemas, relacionamentos, inovação e criação de valor. Se for esse o caso, você pode capturar os insights, os processos e o conhecimento tácito exclusivos da sua empresa criando um mecanismo de inteligência personalizado que aprende e se adapta continuamente. Surpreendentemente, não demora muito para se desenvolver.

Ambas as abordagens transformam o conhecimento em um ativo mensurável e renovável que melhora a agilidade, a resiliência e o valor empresarial.

Próxima etapa: comece com seu conhecimento

Comece fazendo perguntas.

Com que facilidade os funcionários podem encontrar as informações de que precisam para realizar seu trabalho? Que conhecimento sai pela porta quando pessoas importantes saem? Quanta inteligência valiosa já existe em seus sistemas, apenas esperando para ser descoberta?

Em Marlabs, criamos sistemas de gerenciamento de conhecimento orientados por IA que tornam a inteligência de sua organização visível, utilizável e escalável, fortalecendo seu pessoal e sua empresa.

O gerenciamento moderno do conhecimento é uma das formas mais práticas e imediatas de oferecer ROI em uma iniciativa de IA.

A IA em KM aumenta significativamente a lacuna entre sua organização e outras que ainda usam métodos tradicionais.

Se você está repensando sua estratégia de IA, comece com seu conhecimento. É aí que toda empresa inteligente começa.

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