Transformando e simplificando o gerenciamento de eventos

Introdução

No mundo competitivo do gerenciamento de eventos, criar uma primeira impressão forte é crucial. Portanto, as empresas devem escolher cuidadosamente espaços para eventos que mostrem seus valores e sua marca. No entanto, pode ser difícil selecionar um espaço adequado para eventos e garantir que ele esteja alinhado às metas da empresa. A Marlabs, líder em transformação digital, desenvolveu uma ferramenta inovadora de visualização de eventos para ajudar as empresas a visualizar todo o evento antes de decidir sobre o local. Como resultado dessa ferramenta de ponta e de outras inovações, a Marlabs aumentou significativamente a eficiência do planejamento de eventos para uma das maiores empresas de logística. Este estudo de caso fornecerá uma análise aprofundada de como a Marlabs revolucionou o gerenciamento de eventos para seus clientes por meio da inovação digital liderada pelo design.

Desafio

O cliente, uma grande empresa de logística, fornece centros de impressão e expedição no local para planejamento de eventos e exposições em hotéis e centros de convenções. Convencionalmente, hotéis e centros de convenções gerenciam suas operações por meio de processos manuais, como planilhas do Excel e Quick Base, levando a ineficiências e falhas de comunicação entre equipes e clientes. Esses métodos tradicionais também limitaram a capacidade do cliente de fornecer uma experiência criativa e intuitiva para os clientes no planejamento de telas impressas. Como resultado, o cliente enfrentou enormes desafios operacionais para gerenciar os espaços para eventos de forma eficaz.

Entendendo a complexidade da situação e as necessidades do cliente, a Marlabs procurou fornecer uma solução que resolvesse esses problemas de frente. O objetivo principal era agilizar o processo de gerenciamento de eventos e criar uma experiência perfeita para todas as partes interessadas envolvidas.

Solução

A Marlabs teve como objetivo criar uma experiência totalmente digital para o cliente e suas partes interessadas, minimizando as interações face a face e maximizando a eficiência. Portanto, a solução exigia uma plataforma personalizada que permitisse que várias partes interessadas, incluindo clientes, impressoras e instaladores terceirizados, interagissem de forma eficaz em tempo real. Além disso, a plataforma precisava fornecer aos clientes uma representação visual de como seus espaços de eventos poderiam ser usados para diferentes tipos de material impresso, permitindo que eles tomassem decisões informadas.

A Marlabs analisou o fluxo de trabalho do cliente para obter uma compreensão aprofundada dos processos do cliente. Em seguida, eles propuseram uma plataforma digital que substituiria processos demorados, eliminaria ambigüidades e permitiria que os clientes analisassem os espaços de eventos sem viajar.

Durante seis meses, a equipe da Marlabs organizou mais de 150 hotéis e centros de convenções e desenvolveu um aplicativo responsivo baseado na web para clientes potenciais, clientes, equipes e prestadores de serviços terceirizados. A plataforma apresentava um repositório de imagens de alta resolução de cada espaço de eventos, mapeado para as principais áreas e subáreas onde a mídia impressa poderia ser exibida. Além disso, uma interface interativa com um painel foi desenvolvida para rastrear e monitorar pedidos entre as partes interessadas. Isso permitiu que os clientes dos clientes vissem como os espaços para eventos poderiam ser usados e experimentassem superfícies de marca antes de fazer pedidos.

A solução não era apenas um simples aplicativo de agendamento on-line que poderia ser resolvido com um software disponível comercialmente. Em vez disso, a Marlabs foi além, criando uma plataforma abrangente que integrou vários aspectos de planejamento e gerenciamento de eventos.

Principais características e benefícios

Pilha de tecnologia de código aberto

A plataforma foi construída usando uma pilha de tecnologia de código aberto, com uma ferramenta exclusiva de personalização de imagem que permite modificações de HTML e CSS adaptadas às necessidades do cliente. Esse recurso proporcionou ao cliente uma solução econômica, flexível e personalizável, atendendo às suas necessidades.

Comunicação sem esforço

Ao integrar mais de 20 ferramentas específicas de eventos em uma plataforma, a Marlabs permitiu que as equipes acessassem todos os detalhes necessários durante todo o ciclo de vida do evento e compartilhassem informações cruciais com os clientes. Além disso, acionar notificações e alertas ajudaram a manter várias equipes informadas e atualizadas. Esse recurso simplificou a comunicação e garantiu que todas as partes envolvidas estivessem na mesma página, reduzindo as chances de falhas de comunicação e erros.

Planeje de qualquer lugar

À medida que o trabalho remoto se torna cada vez mais predominante, a plataforma digital da Marlabs permite que clientes e clientes acessem dados de eventos e se conectem de qualquer lugar. Além disso, a plataforma incluiu filtros para critérios de pesquisa, funcionalidade de arrastar e soltar para materiais de marca e orientações interativas, tudo isso aprimorou a experiência do cliente. Esse recurso tornou o processo de planejamento de eventos mais conveniente e permitiu que clientes e clientes colaborassem de forma eficaz, mesmo em diferentes localizações geográficas.

Geração de estimativas em qualquer lugar

O aplicativo baseado na web permitiu que os clientes obtivessem estimativas e gerassem cotações para requisitos de impressão e prazos de entrega. Como resultado, alterações nos pedidos e estimativas revisadas poderiam ser feitas rapidamente, simplificando o processo de pedidos. Além disso, esse recurso capacitou os clientes a tomarem decisões informadas sobre o planejamento e o orçamento de seus eventos, levando a uma maior satisfação do cliente.

Painel abrangente

Um painel intuitivo forneceu uma visão única de cada pedido para a Marlabs, o cliente e seus clientes. Os ícones indicavam o status de cada pedido, com prazos de entrega e especificações de impressão mapeados. A equipe de Ciência e Gráficos pôde acompanhar os requisitos do cliente, garantindo a impressão e a instalação oportunas de materiais de apoio. Os gatilhos e as notificações garantiram que todos se mantivessem atualizados sobre as informações importantes do pedido, resultando em um processo mais eficiente e eficaz.

Resultados

A solução de visualização de espaços para eventos da Marlabs tem sido um sucesso estrondoso para o cliente. Essa transformação digital ajudou a gerenciar rapidamente um volume significativo de trabalho, melhorando a eficiência e a prestação de serviços nos espaços de eventos logísticos. Ao economizar tempo, reduzir o caos e permitir uma melhor utilização do espaço para eventos com apenas alguns cliques, o cliente experimentou vários benefícios, incluindo melhor comunicação, maior eficiência e maior satisfação do cliente. O sucesso deste projeto destaca a importância da transformação digital no setor de gerenciamento de eventos e serve como uma prova da experiência da Marlabs em fornecer soluções de ponta.

Em conclusão, a ferramenta de visualização de eventos da Marlabs revolucionou a forma como o gerenciamento de eventos é conduzido para seus clientes, levando a uma maior eficiência e satisfação do cliente. Esse estudo de caso bem executado é um excelente exemplo de como a transformação digital pode melhorar significativamente os processos e os resultados de negócios. Como líder no espaço de transformação digital, a Marlabs continua inovando e desenvolvendo soluções inovadoras que ajudam as empresas a se manterem à frente da curva e prosperarem no cenário digital em rápida evolução de hoje.

Impacto

• Processos simplificados de gerenciamento de eventos de ponta a ponta
• Esforço manual reduzido por meio de automação e integração
• Visibilidade aprimorada em tempo real da logística e das métricas do evento
• Experiência de usuário aprimorada para organizadores e participantes
• Permitiu uma tomada de decisão mais rápida com acesso centralizado aos dados