Resumo

Uma empresa líder em consultoria Workday fez parceria com a Marlabs para melhorar a forma como os consultores capturam e documentam os requisitos do cliente durante a integração. Anotações e acompanhamentos tradicionais resultaram em documentação inconsistente, integração mais lenta e menor engajamento dos consultores. Para resolver isso, a Marlabs desenvolveu um assistente baseado em IA que transcreve discussões de perguntas e respostas, estrutura a documentação de requisitos automaticamente e permite a geração perfeita de protótipos. O resultado foi uma integração mais rápida, resultados consistentes e mais tempo para os consultores se concentrarem nos relacionamentos em vez do trabalho administrativo.

Desafio

O cliente precisava de um método mais rápido e confiável para capturar e documentar os requisitos durante a integração do Workday. Anotações manuais e resumos inconsistentes criaram ineficiências, aumentaram os cronogramas do projeto e introduziram riscos na precisão dos dados. Os consultores estavam gastando um tempo valioso em documentação, em vez de engajamento estratégico. O cliente procurou automatizar a captura e a geração de documentação estruturada de requisitos a partir das sessões de descoberta entre consultor e cliente para melhorar a consistência, a precisão e a escalabilidade.

Solução

Descoberta de IA e definição de casos de uso

A Marlabs começou identificando oportunidades de automação no processo de descoberta e perguntas e respostas do Workday. A equipe colaborou com as partes interessadas para entender onde o tempo foi perdido e como a qualidade dos dados variou. Ao mapear as sessões de descoberta, entrevistar os principais consultores e priorizar os casos de uso, a Marlabs definiu um roteiro claro para a introdução da automação de IA que poderia se integrar naturalmente aos fluxos de trabalho existentes.

Design de protótipo e captura de perguntas e respostas

Depois que os casos de uso foram definidos, a Marlabs projetou um protótipo de assistente de IA capaz de capturar diálogos de perguntas e respostas em tempo real. A solução incorporou a funcionalidade de conversão de voz em texto para garantir que nenhum detalhe fosse perdido, bem como lógica para analisar e marcar dados de conversas para documentação estruturada. Por meio de design e testes iterativos, a equipe garantiu que o assistente estivesse alinhado com o fluxo de trabalho do consultor, oferecendo captura de dados perfeita sem interromper a interação com o cliente.

Automação da documentação de requisitos

Após uma captura de dados bem-sucedida, a Marlabs se concentrou em automatizar a geração de documentos. O assistente de IA traduziu as entradas capturadas em documentos de requisitos padronizados e validados, prontos para análise pelo cliente. Os modelos e a formatação automatizados garantiram que cada documento seguisse padrões consistentes, enquanto a lógica de validação evitou a perda ou duplicação de dados. A equipe enfatizou a garantia de qualidade para garantir que a saída fosse precisa, profissional e pronta para implantação.

Viabilidade de integração com o SmartLoader

Para estender a automação além da documentação, a Marlabs explorou a integração com os ambientes SmartLoader e Excel (XML). A equipe mapeou as saídas do protótipo para ferramentas de configuração posteriores, permitindo um fluxo de trabalho mais conectado e automatizado. Essa fase prospectiva estabeleceu a base para recursos futuros, como geração automatizada de protótipos e gerenciamento de configurações orientado por IA, garantindo escalabilidade e eficiência a longo prazo para o cliente.

Resultados

O assistente de IA transformou o processo de integração do cliente, eliminando as anotações manuais e melhorando a consistência da documentação. Agora, os consultores podem se concentrar no engajamento do cliente sem sacrificar a precisão. A transcrição automatizada e a documentação estruturada reduziram os ciclos de integração, melhoraram a qualidade da entrega e estabeleceram uma estrutura escalável para futuras melhorias impulsionadas pela IA.

Impacto

• Processos de integração acelerados reduzindo o tempo desde a descoberta até o protótipo.
• Eliminou a perda de informações com transcrição em tempo real e captura de dados estruturados.
• Maior eficiência do consultor reduzindo a sobrecarga administrativa.
• Saídas de documentação padronizadas em todos os projetos e equipes.
• Prontidão aprimorada para futuras iniciativas de IA e automação com uma estrutura estabelecida.
• Maior confiança do cliente por meio de materiais de documentação validados e de alta qualidade.