Reduzindo o tempo de processamento de pedidos e melhorando a precisão de uma empresa farmacêutica

Desafio

O cliente fornece equipamentos médicos para uma rede hospitalar na Europa. Os pedidos são feitos na unidade fabril do cliente por meio de um portal. O comprador fornece detalhes como nome do produto, quantidade, destino da remessa etc. Os dados chegam ao cliente diariamente como um arquivo CSV. Um recurso humano verifica os pedidos e os detalhes do cliente no SAP. Se todos os detalhes do pedido corresponderem aos registros no SAP, uma saída será criada com o valor total do pedido e salva em três locais diferentes. Essas informações são usadas para criar pedidos de compra pelo sistema de compras eletrônicas do cliente.

Cada avaliação do pedido levou de 30 a 45 minutos de esforço manual. Em todos os pedidos, o processo exigia que milhares de linhas de informações fossem gerenciadas; era dependente de pessoas, demorado, propenso a erros e não podia ser facilmente escalado. O cliente precisava automatizar esse processo para melhorar o tempo gasto no processamento dos pedidos.

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Solução

A equipe da Marlabs usou a automação (RPA) para processar os pedidos recebidos. Agora, um bot se conecta ao SAP para corresponder aos detalhes do cliente fornecidos no arquivo CSV. Em seguida, ele prepara um arquivo de saída e o salva em três locais. O sistema de compras eletrônicas do cliente usa esses arquivos para criar um pedido de compra.

Resultados

Ao implementar a automação do fluxo de trabalho e integrar sistemas diferentes, a empresa farmacêutica obteve uma redução de 40% no tempo de processamento de pedidos. Essa melhoria não apenas acelerou o atendimento, mas também melhorou a eficiência operacional geral.

Além disso, a solução melhorou significativamente a precisão e a visibilidade dos dados entre as equipes, minimizando os erros e permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada. Esses aprimoramentos levaram a um melhor atendimento ao cliente e posicionaram a empresa para crescimento e agilidade contínuos em um mercado altamente regulamentado.

Impacto

A automação abordou com eficácia várias áreas importantes para reduzir o esforço manual e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade, a consistência e a eficiência do processo. Os outros benefícios incluíram:

• Qualidade de dados aprimorada
• Reduziu o custo de fornecedores externos ao encurtar o processo de análise e aumentar a qualidade das publicações de registro
• Segurança aprimorada no tratamento de documentos de protocolo que contêm informações confidenciais de ensaios clínicos por meio da eliminação da intervenção humana
• Disponibilidade de bots 24/7
• 100% de redução no esforço manual
• 100% de redução nos erros de entrada de dados
• Redução de 89% no tempo de processamento