A Ivy Tech Community College moderniza sua plataforma de BI

Impulsionando a adoção de uma nova plataforma de BI

O cliente é uma faculdade comunitária com dezenas de locais, atendendo seus alunos por meio de educação acessível e capacitando-os a alcançar aspirações de carreira e de transferência.

Os recursos limitados da plataforma de BI do cliente tornaram mais difícil alcançar objetivos e oferecer valor adequado. A atualização para uma plataforma mais eficaz foi o melhor primeiro passo para alcançar suas metas, mas a conversão de uma plataforma para outra representou um desafio. As tentativas anteriores não alcançaram os níveis de adoção necessários para causar um impacto positivo na organização.

Orientação especializada em conversão de relatórios e gerenciamento de mudanças

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O cliente decidiu migrar do Pentaho para o Tableau para melhorar o desempenho e obter mais recursos. O Tableau funciona bem com o Snowflake, o data warehouse preferido do cliente na nuvem, e o Salesforce, seu novo software de CRM. Esse projeto modernizou sua plataforma atual e construiu a base para melhorias futuras usando tecnologias que funcionam bem juntas, facilitando para a Ivy Tech expandir seus recursos de BI, se desejado.‍

Com mais de 1000 relatórios departamentais a serem convertidos, a equipe dividiu o projeto em fases e contratou a Marlabs para orientar os dois caminhos da Fase 1:

• Conversão de relatórios
• Gerenciamento de mudanças

A equipe de desenvolvimento consistia em consultores da Marlabs certificados em Tableau usando a abordagem ágil com sprints semanais. Para garantir que a parte de gerenciamento de mudanças do projeto recebesse atenção adequada e especializada, a Marlabs também forneceu liderança de pensamento intencional e treinamento relevante.

O aspecto de gerenciamento de mudanças do projeto começou com uma avaliação: o que poderia impedir a adoção da nova ferramenta? Que lições podemos aprender com as conversões de plataforma anteriores? As respostas a essas perguntas orientaram o plano de comunicação que a Marlabs desenvolveu com a equipe da Ivy Tech. Incluía uma combinação de mensagens e treinamento virtual com vídeo gravado que os usuários poderiam consultar posteriormente.

Tableau para desempenho e recursos aprimorados

Na Fase 2, a Marlabs converteu com sucesso mais de 1000 relatórios dentro do escopo e identificou oportunidades de consolidar alguns para melhorar a eficiência. Os relatórios usados anteriormente estão sendo eliminados gradualmente à medida que os testes de aceitação do usuário e o treinamento contínuo continuam.

Alguns relatórios foram modificados para incluir gráficos e KPIs adicionais e agora têm recursos móveis, com cada relatório convertido tendo uma versão móvel correspondente. A equipe também está envolvida em avaliações contínuas e em fazer novas recomendações para melhorias no ambiente Snowflake e na arquitetura geral de dados.

O cliente ficou satisfeito com o fato de o projeto ter ocorrido sem problemas, com as duas faixas terminando dentro do prazo e do orçamento. Depois de trabalhar com a Marlabs, o cliente expressou entusiasticamente sua empolgação com o sucesso do projeto e demonstrou interesse em trabalhar com a equipe novamente quando possível.

Este projeto ofereceu ao cliente:

• Mais de 1000 relatórios abrangentes convertidos para o Tableau com melhor experiência do usuário
• Relate o treinamento e a adoção de usuários apoiados pelo gerenciamento intencional de mudanças organizacionais
• Acesso móvel aos relatórios