Implementação da UiPath para uma cooperativa com sede nos EUA para automatizar o gerenciamento de faturas

Desafio

Nosso cliente precisava transferir as faturas do recebimento para o pagamento, garantindo que as faturas legítimas, precisas e validadas fossem identificadas para pagamento. Esse foi um processo gerenciado diariamente por um humano. As faturas enviadas pelos membros por meio de um portal seriam baixadas manualmente e examinadas usando regras comerciais complexas antes de serem movidas para suas pastas de destino (combinadas com o PO, contestadas, encaminhadas para revisão/aprovação e, em seguida, lançadas na equipe de contas a pagar para que a remessa fosse feita ao membro). Esse foi um processo repetitivo, demorado e com uma alta taxa de erro. Os erros se transformariam em atrasos nos pagamentos, afetando os pequenos agricultores que dependiam dos pagamentos para suas operações diárias. Em média, 20% das faturas foram pagas com atraso. Muitos agricultores passariam até 10 dias acompanhando pagamentos atrasados ou negados erroneamente.

Além disso, pagamentos duplicados seriam feitos acidentalmente, enquanto algumas faturas que não atendiam às regras comerciais passariam pelo processo de exame manual e seriam pagas. No geral, a taxa de erro foi de 2 em cada 4 faturas entre pagamentos atrasados, errados e duplicados.

“Ao simplificar os processos e reduzir a necessidade de mão de obra humana, criamos um sistema mais eficiente para levar produtos orgânicos ao mercado. Isso ajudou nosso cliente a atender à crescente demanda por produtos orgânicos, tornando-os mais acessíveis aos consumidores em todo o mundo. Fazer parte desse projeto deu à Marlabs a oportunidade de explorar o potencial da automação no cenário de produtos orgânicos. Trabalhamos com algumas das mentes mais brilhantes do setor e testemunhamos em primeira mão como a automação pode transformar o mercado orgânico para melhor. Um dos aspectos mais gratificantes do projeto foi ver o impacto positivo que a automação pode ter sobre os agricultores. Desde o desenvolvimento de novas tecnologias até a otimização dos processos existentes, o projeto nos desafiou a pensar de forma criativa e estratégica.”

Solução

A equipe da Marlabs examinou o fluxo de trabalho e as regras de negócios do cliente. Em seguida, implementou o UiPath para automatizar e orquestrar o fluxo de trabalho. A solução Marlabs completa toda a tarefa, desde o download das faturas até a filtragem, aplicando regras de negócios e movendo as faturas para as pastas de destino corretas.

O processo é totalmente automatizado, sem intervenção humana. O novo processo de gerenciamento de faturas elimina imprecisões e atrasos e é concluído dentro de um prazo programado.

A solução foi projetada para enviar confirmações automatizadas por e-mail com detalhes de sucesso e falha aos membros relevantes.

A automação pode ser programada para operações diárias ou semanais.

O acesso ao processo de automação é baseado em funções e seguro.

Resultados

O impacto mais imediato da automação foi na eficiência operacional, reduzindo o esforço manual em 99%. Além disso, os processos manuais tradicionais da organização, que levavam de 3 a 5 minutos para examinar cada fatura, foram reduzidos para alguns segundos. Os membros da cooperativa foram imediatamente informados, por e-mail, sobre o status de sua fatura e as ações que precisavam tomar se a fatura apresentasse discrepâncias.

Um resultado invisível da automação foi uma economia no esforço feito pelos agricultores todos os meses para acompanhar os pagamentos atrasados ou negados injustamente. Pagamentos suaves e pontuais também significavam que os membros da cooperativa tinham fluxo de caixa para gerenciar suas operações diárias.

Impacto

A automação foi eficaz e abordou várias áreas importantes para reduzir os esforços manuais, minimizar o tempo de resposta para processar cada fatura e reduzir erros e pagamentos duplicados.

• Redução de 99% no esforço manual
• Redução de 200% no tempo de processamento de uma fatura
• Precisão e consistência de dados aprimoradas
• Permitiu que a equipe se concentrasse em atividades de maior valor
• Eficiência operacional geral aprimorada e escalabilidade