A automação para funções financeiras, contábeis e de relatórios oferece uma economia anual estimada de USD 5,6 milhões

Desafio

O cliente queria racionalizar e padronizar os processos relacionados a finanças, contabilidade e relatórios. A padronização ajudaria mais de 5.000 funcionários em 20 localidades na América do Norte, Europa e Sudeste Asiático a funcionar com mais eficiência. O cliente decidiu aproveitar a automação para melhorar a produtividade, a consistência e a eficiência e reduzir os custos do processo por meio da otimização.

“Com a evolução das indústrias e o avanço das tecnologias, há um potencial crescente de a tecnologia ser a força transformadora e impulsionar o sucesso dos negócios. No caso de nossos clientes, a automação desempenhou um papel tão importante em seus processos financeiros e contábeis que resultou em economias significativas. Além da automação, a compreensão mais profunda da Marlabs sobre os desafios do cliente, nossa ampla experiência com automação e nossas soluções personalizadas para as necessidades individuais do cliente proporcionaram a grande flexibilidade e escalabilidade necessárias para seus negócios.”

Solução

Os especialistas em domínio e tecnologia da Marlabs examinaram 39 casos de uso de ponta a ponta relacionados a finanças, contabilidade e relatórios. Isso incluiu calculadora e reconciliação de comissões, processo de suporte de licitações, contas a receber, contas a pagar, processamento de pedidos, gerenciamento de vendas, gerenciamento de pedidos pendentes e preços, entre outros. Os resultados do estudo mostraram uma oportunidade de automatizar processos que custam ao cliente mais de 40 milhões de dólares.

Um mergulho profundo nos seis principais e críticos processos dos 39 mostrou um potencial para lidar com custos de mais de USD 24 M. Depois de uma análise completa de ROI e priorização dos 6 processos potenciais, a Marlabs automatizou três dos seis processos para começar a aproveitar a automação para melhorar a produtividade e gerar economias para esses processos. Os três processos otimizados usando a automação robótica de processos (RPA) orientados por regras de negócios incluíram:

• Processo de suporte à licitação: O processo de suporte à licitação envolveu a execução de mais de 300 regras para chegar ao preço ideal. A automação eliminou o esforço manual de seguir as regras, reduzindo assim o tempo de processamento em 75% e melhorando a precisão do processo.
• Liquidação do contrato: A equipe de liquidação do contrato foi responsável por revisar os documentos de renovação do contrato, com uma média de 20 páginas por contrato. Isso envolveu tempo e esforço manual consideráveis. A automação reduziu o tempo de processamento manual em 50% e reduziu o erro humano em mais de 45%.
• Cálculo e reconciliação da comissão: A equipe de gerenciamento de faturamento processou e fechou comissões em negócios para vendedores em 30 dias. A automação reduziu o esforço manual em mais de 95%, resultando em pagamentos mais rápidos e aumentou a satisfação dos representantes de vendas em 75%.

Resultados

Aplicar a automação a processos de grande volume, repetitivos e orientados por regras em funções contábeis, financeiras e de relatórios é um investimento ideal, garantido para melhorar a velocidade do processo, melhorar a precisão, reduzir custos e eliminar a necessidade de supervisão humana.

O mecanismo de automação também está disponível sob demanda e pode ser dimensionado para atender a picos incomuns ou inesperados nos volumes. Aqui, proporcionou uma economia anual estimada de USD 5,6 milhões. Se o cliente adotar a iniciativa de alavancar a RPA em suas funções financeiras, contábeis e de relatórios, uma estimativa adicional de USD 32,8 milhões poderá ser desbloqueada em economias e outros benefícios, como abaixo.

Impacto

• Economia anual de 5,6 milhões de dólares
• Redução de 75% no tempo de processamento do processo de suporte de licitações
• 45% de redução no erro humano na liquidação do contrato
• Redução de 95% no esforço manual para pagamentos de comissões
• Aumento de 75% na satisfação dos representantes de vendas