Automação para melhorar a eficiência de uma empresa japonesa de comércio e investimento

Desafio

O setor de comércio e investimento se tornou extremamente complexo e competitivo. A automação representa uma oportunidade significativa para essas empresas melhorarem a velocidade de seus processos repetitivos de grande volume e, ao mesmo tempo, reduzirem os erros e praticamente eliminarem a dependência da força de trabalho humana, tornando-as competitivas e mais lucrativas.

Nosso cliente identificou cinco processos para automação:

1. Baixe as faturas de cobrança do cliente do ERP e envie-as pelo correio para o cliente. O cliente tem cerca de 70 contas de clientes, para as quais aproximadamente 200 faturas devem ser enviadas mensalmente. O processo é trabalhoso e demorado. Erros e interrupções no envio das faturas causam atrasos nos pagamentos.
2. Baixe relatórios bancários diários do sistema de informações de clientes do banco. Uma força de trabalho humana verifica diariamente se o relatório de caixa diário de clientes ativos existe no sistema, depois os baixa e os salva como um arquivo pdf. O processo depende da disponibilidade de uma força de trabalho humana.
3. Baixe relatórios de caixa bancários diários a partir dos relatórios de clientes na Internet. Uma força de trabalho humana verifica diariamente se o relatório diário de caixa bancário para clientes ativos existe no sistema, depois os baixa e os salva como um arquivo pdf. O processo depende da disponibilidade de uma força de trabalho humana.
4. Baixe relatórios diários de caixa bancário. Uma força de trabalho humana verifica diariamente se o relatório diário de caixa bancário está disponível no site do cliente. Os relatórios de todos os estilos de negociação devem ser baixados. Esses relatórios são criados quase diariamente, por isso é necessário verificá-los diariamente, baixá-los e salvá-los como um arquivo PDF. O processo depende da disponibilidade de uma força de trabalho humana.
5. Baixe o relatório de consolidação de renda fiscal. Os relatórios devem ser baixados diariamente e consolidados antes de serem distribuídos às partes interessadas. O processo leva 60 minutos todos os dias e depende da disponibilidade da força de trabalho humana.

Solução

• Baixar faturas de cobrança do cliente do ERP e enviá-las ao cliente: O processo completo de download da fatura foi automatizado para imitar o processo existente e programado para funcionar diariamente. O bot obtém a lista de faturas a serem impressas a partir de um arquivo mestre, faz login no aplicativo, verifica o status da fatura de cobrança do cliente, imprime a fatura, navega até a tela de rastreamento, atualiza o status das faturas em um rastreador e envia a fatura por e-mail para o cliente e sai do aplicativo, sem intervenção humana.
• Baixando relatórios de caixa bancários do sistema de informações de clientes bancários: Todo o processo foi automatizado e o bot é executado diariamente por meio do UiPath Orchestrator, eliminando a dependência humana. O bot faz login no banco para baixar os relatórios de caixa e verificar se os relatórios estão disponíveis. Em seguida, ele seleciona as contas dos clientes e abre a página de relatórios e extratos, que são baixados como um arquivo pdf. O bot então envia um e-mail de sucesso/falha e sai do sistema bancário.
• Baixando relatórios de caixa bancários diários a partir de relatórios de clientes na Internet: Todo o processo foi automatizado e o bot é executado diariamente por meio do UiPath Orchestrator, eliminando a dependência humana. O bot faz login no CIR do banco para baixar os relatórios de caixa, seleciona a data atual e garante que os relatórios “Atividade de caixa” existam. O bot clica no relatório de cada cliente e, em seguida, converte o relatório em um arquivo PDF. O bot então envia um e-mail de sucesso/falha e sai do sistema bancário.
• Baixando relatórios bancários diários: Todo o processo foi automatizado e o bot é executado diariamente por meio do UiPath Orchestrator, eliminando a dependência humana. O bot faz login no portal para baixar todos os relatórios de caixa, verifica se há “Aviso de devolução/reembolso de crédito” e “Relatório de caixa do cliente para estilo comercial”, seleciona o extrato e o estilo de negociação e salva o arquivo no repositório usando uma convenção de nomenclatura predeterminada. O bot então envia um e-mail de sucesso/falha e sai do portal.
• Baixe o relatório de consolidação de renda fiscal: Todo o processo foi automatizado, usando uma solução desenvolvida para um aplicativo confidencial e implantado em máquinas de superfície Windows. O bot faz login no sistema de consolidação para baixar os relatórios fiscais, verifica o relatório “Resumo consolidado e descendentes de entidades consolidadas do IS”, define os critérios do relatório e baixa o relatório como uma planilha do Excel a partir da qual gera um “Relatório de renda consolidada”.

Resultados

Usando uma abordagem de 100% de automação para os cinco processos, a dependência humana foi eliminada, assim como a probabilidade de erros se infiltrarem nos processos. A automação aumentou a eficiência de cada processo em várias magnitudes. Por exemplo, o AHT para baixar faturas de cobrança de clientes do ERP e enviá-las ao cliente foi reduzido em 300 segundos/fatura.

Impacto

• Fatura de cobrança do cliente: 900 pessoas-horas de esforço economizadas anualmente
• Relatórios bancários de caixa do sistema de informações do cliente: > 415 horas-pessoa economizadas anualmente
• Relatórios bancários de caixa do Client Internet Reporting: Mais de 450 horas-pessoa economizadas anualmente
• Relatórios bancários de caixa: > 500 horas de esforço por pessoa economizadas anualmente
• Relatório de consolidação de renda fiscal: Cerca de 5.000 horas de esforço por pessoa economizadas anualmente