Aprimorando a transparência do projeto e a alocação de carga de trabalho com o Microsoft Power Apps e o Power BI

Resumo

Uma empresa biofarmacêutica global implementou o NEXUS, uma solução Power Apps e Power BI que melhorou a visibilidade da carga de trabalho e as comunicações automatizadas, permitindo o gerenciamento de projetos escalável e transparente.

Desafio

O cliente, uma empresa biofarmacêutica global, baseada em valores e orientada por P&D, com sede no Japão, não tinha um sistema centralizado para gerenciar a alocação de carga de trabalho equivalente em tempo integral (FTE) e as comunicações do projeto. Sem uma visão unificada da distribuição de recursos, o monitoramento do projeto e a tomada de decisões foram prejudicados. Os canais de comunicação eram inconsistentes e gerenciados manualmente, gerando ineficiências.

O objetivo era gerenciar a alocação de recursos de FTE em projetos globais e agilizar as comunicações. Era necessária uma solução abrangente para visualizar cargas de trabalho e automatizar atualizações de grupos de e-mail com base nos dados do projeto.

Solução

A Marlabs desenvolveu o NEXUS, uma solução escalável do Microsoft Power Apps e Power BI lançada em quatro fases.

Entrada e armazenamento de dados

Na primeira fase, a Marlabs incorporou um Power App no Power BI para capturar dados de usuário, projeto e alocação. Esses dados foram armazenados em tabelas do Dataverse, garantindo acesso seguro e estruturado. O Azure Active Directory foi usado para gerenciamento de identidades, e a análise de negócios orientou o design e o desenvolvimento do aplicativo.

Automação de comunicação

A segunda fase se concentrou na automatização dos fluxos de trabalho de comunicação. Os fluxos do Power Automate foram configurados para gerenciar grupos de e-mail dinâmicos com base nas atribuições do projeto. Isso eliminou as atualizações manuais, melhorou a precisão e garantiu que as listas de comunicação permanecessem atualizadas. A governança e o controle de acesso também foram implementados para manter a segurança.

Visualização e análise

Na fase três, a Marlabs desenvolveu painéis do Power BI com indicadores-chave de desempenho (KPIs), tabelas de carga de trabalho detalhadas e visualizações segmentadas. Esses painéis forneceram aos usuários insights acionáveis e apoiaram a tomada de decisões. O treinamento e a validação da governança garantiram a adoção e a conformidade bem-sucedidas.

Expansão e suporte contínuos

A fase final envolveu a implantação de recursos em ondas e a manutenção do aplicativo. A Marlabs criou guias de usuário para entrada de dados e manutenção de back-end, apoiando a adoção sustentada. Os esforços de melhoria contínua garantiram que a solução pudesse ser expandida para áreas e programas terapêuticos adicionais.

Resultados

A solução NEXUS proporcionou melhorias mensuráveis:

• Visibilidade aprimorada: Forneceu uma visão abrangente da carga de trabalho global e regional em todos os projetos.
• Comunicação simplificada: grupos de e-mail automatizados reduziram as atualizações e os erros manuais.
• Tomada de decisão avançada: Os registros de alterações melhoraram a responsabilidade e as decisões informadas.
• Maior escalabilidade: Forneceu uma estrutura para a expansão dos programas de oncologia e vacinas.
• Usuários capacitados: Painéis de autoatendimento e controles de grupos de e-mail melhoraram a independência.
• Adoção sustentada: Os guias do usuário e a implantação em fases permitiram o uso e a expansão contínuos.

Impacto

A iniciativa de gerenciamento da carga de trabalho trouxe benefícios duradouros:

• Visibilidade aprimorada em projetos globais e regionais
• Comunicação simplificada com grupos de e-mail automatizados
• Tomada de decisão aprimorada por meio de registros de mudanças transpar
• Maior escalabilidade para expansão futura do programa
• Capacite usuários com ferramentas de autoatendimento
• Adoção sustentada por meio de treinamento e documentação